E-Rechnungspflicht 2025

Zum 01.01.2025 kommt im Unternehmensbereich die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungslegung. 

Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, wodurch eine elektronische Verarbeitung ermöglicht wird.

Die E-Rechnung 

• fördert die Automatisierung und Digitalisierung im Rechnungswesen,
• ermöglicht eine weitgehend automatische und damit schnellere Verarbeitung von Rechnungen,
• reduziert den Verwaltungs- und den personellen Aufwand erheblich,
• spart Zeit und Ressourcen (Papier) und trägt damit auch zur Umweltfreundlichkeit bei und
• ebnet den Weg für zukünftige Meldeportale und -systeme der Finanzverwaltung, deren Zweck es ist, Rechnungen zeitnah der Finanzverwaltung bekannt zu geben (V-Modell, Y-Modell) und hierdurch Betrug und Missbrauch bei der Rechnungsausstellung einzudämmen.  

Mit dem Wachstumschancengesetz wurde in Deutschland eine gesetzliche Neuregelung zur E-Rechnungspflicht im Umsatzsteuergesetz eingeführt. Demnach müssen E-Rechnungen entweder den Anforderungen der Richtlinie 2014/55/EU und damit der Norm EN 16931 entsprechen oder eine vollständige und korrekte Extraktion der erforderlichen Daten ermöglichen.

Wichtig: Eine PDF-Datei ist keine E-Rechnung! PDF-Rechnungen sind rein bildhafte Rechnungen. Sie entsprechen nicht den gesetzlichen Anforderungen. Eine PDF-Datei enthält keine strukturierten Daten und kann daher nicht automatisiert elektronisch weiterverarbeitet werden. Demnach handelt es sich bei PDF-Rechnungen um eine „sonstige Rechnung“. Solche sind spätestens ab 2028 im nationalen Rechnungsverkehr zwischen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen im Bereich „B2B“ nicht mehr zulässig.
Die Einführung der E-Rechnung erfolgt schrittweise entsprechend den Richtlinien des Wachstumschancengesetzes:

Pflicht zur E-Rechnung: ab 1. Januar 2025
Der Empfang von E-Rechnungen wird ab dem 1. Januar 2025 Pflicht. Für den Versand gibt es Übergangsregelungen vom 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2027.

Wer ist betroffen?
Alle inländischen Unternehmen, die steuerbare und steuerpflichtige Umsätze an andere inländische Unternehmen verkaufen oder erbringen (Business-to-Business).

Wer ist nicht betroffen?
Unternehmen, mit Lieferungen und Leistungen an ausländische Unternehmer, Lieferungen und Leistungen an Nicht-Unternehmer (Privatpersonen) oder Lieferungen und Leistungen, die steuerfrei sind.
Unternehmen mit Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro und Fahrkartenverkauf.

Übergangsregelungen für den Versand vom 1. Januar 2025 bis 31. Dezember 2027

Phase 1 – 1. Januar 2025 bis 31. Dezember 2026

• Der Vorrang der Papierrechnung entfällt.
• Jedes Unternehmen kann ohne Zustimmung des Rechnungsempfängers E-Rechnungen versenden.
• Sie dürfen aber weiterhin Papierrechnungen und mit (konkludenter) Zustimmung des Rechnungsempfängers andere elektronische Rechnungen (PDF etc.)  versenden.

Phase 2 – 1. Januar 2027 bis 31. Dezember 2027

• Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro im Bereich Business-to-Business (B2B) dürfen nur noch E-Rechnungen versenden.
• Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von nicht mehr als 800.000 Euro dürfen weiterhin Papierrechnungen oder – mit (konkludenter) Zustimmung der Rechnungsempfänger – ein anderes elektronisches Rechnungsformat versenden (z.B. PDF-Rechnungen)
• EDI-Verfahren sind ebenfalls zulässig.

Phase 3 – Ab 1. Januar 2028

• Alle Unternehmen im inländischen B2B-Bereich müssen E-Rechnungen versenden.

Was die E-Rechnung für Sie bedeutet 

Eingangsseitig: 
Ab dem 1. Januar 2025 müssen Sie bereit sein, E-Rechnungen zu empfangen und in Ihren Finanzbuchhaltungssystemen zu verarbeiten. 

Denn trotz der freiwilligen Einführung der E-Rechnung ab 2025 ist davon auszugehen, dass (einige) Unternehmen ausgangsseitig ihre Rechnungsformate bereits vor der gesetzlichen E-Rechnungspflicht ab 2027 bzw. 2028 umstellen werden. 

Ausgangsseitig: 
Für Unternehmer mit ausschließlich Privatkunden (B2C) oder ausländischen Unternehmern oder für Unternehmen, die nur steuerfreie Umsätze ausführen, gibt es ab 2025 keine Änderungen beim Rechnungsformat und somit kein Handlungsbedarf.

Für alle anderen Unternehmer gilt die Umstellungspflicht zur E-Rechnung bis zum 01.01.2027 (bzw. 01.01.2028).  

Crowe BPG - Unsere Beratungsleistungen und Beratungsangebote

Wir erstellen für Ihr Unternehmen individuell in Abhängigkeit von Ihren Leistungen und Ihrem Kundenkreis eine Übersicht über die gesetzlichen Pflichten und die gesetzlichen Möglichkeiten für die Rechnungserstellung ab 2025.
Wir setzen für Ihr Unternehmen den Empfang von Eingangsrechnungen im E-Rechnungsformat zum 01.01.2025 um und beraten Sie hinsichtlich der verschiedenen Softwarelösungen. 

Wir stellen für Ihr Unternehmen die Versendung von Ausgangsrechnungen im E-Rechnungsformat sicher und beraten Sie hinsichtlich der verschiedenen Softwarelösungen. Zudem stellen wir mit Ihnen zusammen Konzepte auf, die sicherstellen, dass bei verschiedenen Kundenkreisen (B2B, B2C) und bei gemischten Leistungen (Abrechnung über steuerfreie und steuerpflichtige Leistungen; Abrechnung über Leistungen, die sowohl für unternehmerische als auch für nichtunternehmerische Zwecke verwendet werden) die Fakturierung im zutreffenden Format erfolgt. 

Ferner beraten wir laufend zu sämtliche Anwendungsfragen im Zusammenhang mit der Rechnungs-Software, die nach der Implementierung aufkommen. 

Durch das interdisziplinäre Team aus Steuerberatern und IT-Beratern ist die Crowe BPG in der Lage, das Thema „E-Rechnungen“ vollumfänglich von den gesetzlichen Anforderungen bis zur praktischen softwareseitigen Umsetzung zu beraten. 

Für Sie als Mandant bietet die Beratung folgenden Mehrwert: 
RECHTSSICHERHEIT durch Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen hinsichtlich des Empfangs und die Versendung von Rechnungen,

EFFIZIENZGEWINNE und KOSTENEINSPARUNGEN durch den Umstieg auf die E-Rechnung.

Sprechen Sie uns bei Fragen gerne an. 

Crowe BPG Beratungs- und Prüfungsgesellschaft mbH
Telefon: 02151 508 400
E-Mail: info@crowe-bpg.de