L'obligation de facturation électronique dans le domaine B2B - Introduction et importance pour les PME

Dans un monde qui se numérise à grande vitesse, les PME sont confrontées au défi de s'adapter et de se moderniser en permanence. L'e-facture est un élément central de cette transformation.

Selon le projet de référendum du ministère fédéral des Finances, l'obligation de facturation électronique pour les transactions B2B devrait entrer en vigueur le 1er janvier 2025. Cette étape vise à simplifier les processus d'entreprise lors du traitement des factures et à faire progresser la réduction de la bureaucratie. Une e-facture est définie comme une facture émise, transmise et reçue dans un format électronique structuré. 

L'importance de l'e-facture
L'e-facture est plus qu'une simple version numérique d'une facture papier. C'est un format structuré et standardisé qui permet un traitement automatisé. Cela peut aller de la commande au paiement en passant par la livraison, ce qui rend l'ensemble du processus plus efficace et plus transparent. En Allemagne, il existe deux normes ou spécifications.

Aperçu plus approfondi de XRechnung et ZUGFeRD
XRechnung est un modèle de données sémantique basé uniquement sur XML. Il a été développé par le Conseil de coordination des normes informatiques (KoSIT) à la demande du Conseil de planification informatique. XRechnung définit un ensemble fixe de données qui doivent être contenues dans une facture électronique et détermine comment ces données doivent être structurées et formatées. Il s'agit d'un format de données pur, sans représentation visuelle, qui répond aux exigences de la norme européenne EN 16931. La norme a été développée pour permettre une mise en œuvre uniforme des exigences des pouvoirs adjudicateurs en matière de facturation électronique. Elle est utilisée pour transmettre des factures aux acheteurs publics de l'État fédéral et, en partie, aux Länder et aux communes.

ZUGFeRD, en revanche, est un format hybride qui contient à la fois des données XML lisibles par une machine et un PDF lisible par l'homme.  Il a été développé par le Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) et se base également sur la norme européenne EN 16931 et la directive 2014/55/UE. En outre, la Cross-Industry-Invoice (CII) de UN/CEFACT et la norme ISO 19005-3:2012 [PDF A-3] sont prises en compte à partir de ZUGFeRD 2.0. La particularité de ZUGFeRD est qu'il peut être traité par des machines et lu par des personnes, ce qui le rend particulièrement flexible et polyvalent. Le PDF intégré permet aux entreprises qui ne sont pas encore entièrement numérisées de traiter la facture sans problème. Grâce à la reconnaissance OCR, de nombreuses entreprises peuvent également traiter numériquement des factures PDF. Dans la version actuelle, une facture conforme à la norme ZUGFeRD répond également aux exigences des clients publics en matière d'e-facture.

Transmission et archivage
La transmission des e-factures peut se faire par différents canaux, dont le courrier électronique, les portails web ou les procédures d'échange de données informatisées (EDI). Indépendamment du mode de transmission, les e-factures doivent être archivées pendant une période de 10 ans conformément aux exigences légales. Il convient de garantir que les factures restent inchangées et disponibles à tout moment pendant cette période.

Signature et authenticité
Pour garantir l'authenticité de l'origine et l'intégrité du contenu d'une e-facture, celle-ci peut être munie d'une signature électronique. En Allemagne, cela n'est toutefois pas obligatoire. Au lieu de cela, les entreprises peuvent utiliser d'autres procédures pour garantir l'authenticité et l'intégrité, par exemple des procédures de contrôle internes qui créent un processus de contrôle fiable entre la facture et la prestation.

Opportunités, défis et avenir de l'e-facture dans les PME
L'introduction de l'e-facture obligatoire peut entraîner un gain d'efficacité considérable. La numérisation de la comptabilité permet d'automatiser, d'optimiser et donc d'accélérer les processus. Souvent, on utilise ce qu'on appelle une reconnaissance OCR pour lire les informations sur une facture PDF. La reconnaissance OCR peut entraîner des erreurs lors de la reconnaissance et du traitement ultérieur des données. En revanche, le fichier XML structuré peut être traité directement sans reconnaissance OCR supplémentaire. Ce traitement direct permet d'économiser du temps et de l'argent. De plus, les erreurs de saisie manuelle qui peuvent survenir lors de la transmission de factures papier peuvent être minimisées. De plus, l'absence de factures papier permet de préserver les ressources et de réduire l'empreinte carbone de l'entreprise. Un autre avantage est le traitement plus rapide des paiements grâce à l'envoi numérique des factures, ce qui peut entraîner une amélioration du flux de trésorerie.

Les défis et comment les surmonter
La mise en œuvre de l'e-facture n'est pas sans défis. Il s'agit notamment d'adapter les systèmes existants, de former le personnel et de respecter les règles de protection des données. Il est important d'aborder ces défis de manière proactive. En amont, les processus internes doivent être connus et documentés.

0. relevé et documentation des processus : les processus existants devraient être régulièrement contrôlés et documentés. Dans le cadre de l'introduction de l'e-facture, il peut être utile de procéder à un relevé des processus. La norme BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation) aide à représenter les processus de manière structurée et visuelle. La documentation des processus peut être utilisée pour l'optimisation, la formation et le contrôle.

1) Planification et élaboration d'une stratégie : les entreprises doivent élaborer une stratégie claire pour la mise en œuvre de l'e-facture. Cela implique de choisir le bon format, de déterminer le moment de la transition et d'identifier les ressources nécessaires.

2. formation des collaborateurs : l'introduction de l'e-facture nécessite une adaptation des processus de travail. La formation peut aider à préparer les employés aux changements et à s'assurer qu'ils peuvent tirer pleinement parti de l'e-facture.

3. protection des données : lors de la mise en œuvre de l'e-facture, les entreprises doivent s'assurer qu'elles respectent les règles de protection des données. Cela pourrait être réalisé par l'utilisation de technologies de cryptage et de méthodes de transmission sécurisées.

Conclusion
L'introduction de l'e-facture obligatoire dans le secteur B2B offre d'énormes opportunités aux PME. Les bases techniques de l'e-facture en Allemagne se caractérisent par des formats standardisés, des directives claires de transmission et d'archivage ainsi que des mécanismes garantissant l'authenticité et l'intégrité. La numérisation des processus de facturation permet aux entreprises d'accroître leur efficacité, de réduire leurs coûts et de renforcer leur position concurrentielle. Il est toutefois important d'aborder la transition de manière stratégique et de mettre à disposition les ressources nécessaires pour tirer pleinement parti de l'e-facture.